Größtmögliche Qualität für Kunden: Die von Faktor E entwickelte Anmeldeplattform optimiert den Melde- und Koordinationsprozess von freiwilligen firmeninternen Helfern bei erhöhtem Postaufkommen.
Speziell über die Weihnachtszeit ist die Deutsche Post DHL Group (DPDHL) mit erhöhten Brief- und Paketmengen konfrontiert, die in den dafür vorgesehenen Zentren sowie bei der Auslieferung fristgemäß bearbeitet werden müssen. Um bei dem aufkommenden "Starkverkehr" die größtmögliche Qualität bei der Zustellung für die Kunden zu gewährleisten, werden jährlich Mitarbeiter aus den Querschnittsfunktionen aufgerufen, ihre Arbeitskraft in einem der Produktionsstandorte einzusetzen und somit ihren Büroplatz kurzzeitig zu wechseln.
Aufgrund dessen setzte sich die DPDHL zum Ziel, den bisherigen Prozess in Form einer anwenderfreundlicheren und effizienteren Online-Lösung zu optimieren. Umgesetzt wurde dies von der Bonner Internetagentur Faktor E mithilfe einer leicht zu bedienenden Microsite.
Benutzerfreundliche Anmeldeplattform für Interessenten und Koordinatoren
Die ausschließlich für die DPDHL-Mitarbeiter entwickelte Anmeldeplattform mit Registrierungsfunktionen bietet eine optimale Lösung zur Reduzierung des zeitlichen Aufwandes. Sie setzt sich sowohl aus einem Frontend für die Helfer als auch einem Backend für die Koordinatoren zusammen.
Backend der Anmeldeplattform
Das Backend besteht aus verschiedenen Datenbank-Tabellen, welche zum einen die Standorte der Bezirksstellen sowie zum anderen die verschiedenen Schichtzeiten und die Bedarfszahlen pro Schicht umfassen. Das dabei verwendete Content-Management-System (CMS) TYPO3, ermöglicht den Schichtleitern der verschiedenen Betriebe eine einfache sowie eigenständige Einpflege des notwendigen Bedarfs. Dies erfolgt anhand von Excel-Dateien, die über einen technisch anspruchsvollen Import-Vorgang mit dem Datenbestand synchronisiert werden.
Da der Bedarf der Betriebe an Unterstützern beschränkt ist, dürfen die Anmeldungen diesen nicht überschreiten. Demnach automatisierte die Internetagentur die Anpassungen hinsichtlich des Bedarfs, was zur Bedeutung hat, dass sich dieser eigenständig bei dem jeweiligen Betrieb verringert sobald eine Anmeldung eingeht.
Frontend der Anmeldeplattform
Das Frontend der Plattform dient den DPDHL-Helfern zur Anmeldung. Um die Suche nach dem passenden Standort für die Interessenten zu erleichtern, wurden verschiedene Filtermöglichkeiten entwickelt: So können die Freiwilligen durch die Einteilung der regionalen Geschäftsbereiche in die Kategorien Nord, Ost, West und Süd ihren Wunschstandort beispielsweise umgehend mithilfe einer Karte oder eines Suchfelds ermitteln. Nach Auswahl des passenden Standortes wird dem Besucher eine Kalenderansicht mit den angebotenen Schichten angezeigt. Für die darauf folgende Anmeldung muss lediglich eine passende Schicht gewählt und die sich anschließend öffnende Anmeldemaske ausgefüllt werden.
Onlineplattform bietet weitere Optimierungen für Koordinatoren
Insbesondere für die Koordinatoren verringert sich der Aufwand und die Fehleranfälligkeit immens. Denn neben den bereits optimierten Abläufen mittels des benutzerfreundlichen Back- und Frontends sowie den darin enthaltenen Features reduzieren weitere Funktionen den bisherigen Zeitaufwand. Demzufolge wird eine automatische Rückmeldung inklusive Anfahrtsbeschreibung per Mail an den Anmelder und den betrieblichen Ansprechpartner vor Ort gesendet.